Dalam sebuah perusahaan, ada banyak divisi yang saling mendukung kelangsungan bisnis agar bisa berjalan dengan baik. Salah satu yang utama dan sangat penting adalah procurement. Procurement merupakan bagian dari manajemen rantai pasok yang dibutuhkan oleh banyak industri, khususnya FMCG (fast-moving consumer goods). 

Apa Itu Procurement?

Untuk memahami karier di bidang procurement, kamu harus terlebih dahulu mengerti definisi dari procurement itu sendiri. Menurut The Balance Small Business, procurement adalah proses penyediaan dan pembelian barang untuk sebuah bisnis. Barang ataupun jasa yang harus dipastikan ketersediaannya oleh pekerja di bidang procurement ini berasal dari sumber eksternal. Untuk bisa memastikan ketersediaan barang tersebut, kamu harus mencari supplier dan memilih yang terbaik.

Orang di posisi ini memastikan bahwa barang bisa tersedia dalam jumlah yang dibutuhkan dan pada waktu yang tepat. Selain itu, para profesional di bidang procurement juga harus mencari cara agar biaya yang dikeluarkan minim. Tak hanya itu, procurement juga termasuk proses komunikasi dengan para supplier tersebut dan membuat perjanjian bisnis antara kedua belah pihak.

Melansir Procurify, pekerjaanmu di bidang procurement kurang lebih adalah seperti ini:
1️⃣ Mengidentifikasi kebutuhan barang atau sumber daya yang dibutuhkan perusahaan
2️⃣ Membuat purchase request
3️⃣ Mengevaluasi dan memilih vendor supplier
4️⃣ Melakukan negosiasi harga dan perjanjian bisnis
5️⃣ Membuat purchase order
6️⃣ Menerima dan menginspeksi barang yang datang
7️⃣ Membuat invoice dan mengatur pembayaran
8️⃣ Mencatat semua aktivitas yang dilakukan

Perbedaan Procurement dan Purchasing

Kamu sudah memahami apa itu procurement. Akan tetapi, jangan sampai tertukar dengan purchasing, ya. Keduanya kadang dianggap sama, namun Codeless Platforms berkata bahwa ada perbedaannya. Untuk lebih lengkapnya, berikut sedikit penjelasan mengenai perbedaan di antara keduanya.

1. Fungsi strategis vs transaksional

Procurement adalah proses strategis, sementara purchasing adalah fungsi transaksional ketika sedang berusaha mendapatkan sebuah sumber daya yang diinginkan. Maksud dari fungsi strategi adalah kegiatan riset, negosiasi, dan perencanaan. Sementara, purchasing hanya meliputi pembelian atau pemesanan dan pembayaran saja.

2. Fokus utama

Purchasing biasanya hanya berfokus pada harga pemesanan dan bagaimana cara menghematnya. Di sisi lain, procurement tidak hanya berfokus pada biaya tetapi juga keseluruhan nilai yang didapatkan perusahaan selama proses purchasing tersebut. Selain itu, procurement juga memiliki fungsi untuk membangun hubungan dengan supplier sedangkan purchasing tidak berkaitan erat dengan supplier.

3. Pencegahan risiko

Perusahaan pasti kerap menghadapi sedikit permasalahan dalam supply chain. Seperti risiko operasional, keuangan, dan keamanan. Procurement bertujuan untuk mengidentifikasi risiko tersebut dan memitigasi risiko yang lebih besar di kemudian hari.

Komponen Procurement

Melansir Beroe, ada tiga komponen penting dalam procurement, yaitu people, process, dan paperwork/records. Nah, ini adalah penjelasan lebih lanjut tentang ketiga komponen procurement tersebut.

1. People

People adalah jumlah orang yang terlibat dalam proses procurement perusahaan. Jumlahnya bisa berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya, tergantung dari skala manufaktur dan pemesanan. Semakin besar skalanya, tentu semakin banyak orang yang dibutuhkan.

2. Process

Proses procurement merupakan komponen penting. Tanpa proses yang direncanakan dengan baik dari awal hingga akhir, procurement tidak bisa dilaksanakan secara efisien. Sebuah perusahaan yang proses procurement-nya tidak efisien maupun konsisten akan mengalami banyak masalah. Pada akhirnya, kebutuhan perusahaan tidak akan dapat dipenuhi dengan maksimal dan kerugian bisa terjadi.

3. Paperwork/records

Komponen procurement ini berarti dokumentasi. Tentunya, ini tak kalah penting dari dua komponen lainnya. Kamu bisa melakukan pencatatan secara digital maupun tradisional. Yang penting, semua data tersimpan dengan baik dan bisa diakses oleh pembeli dan penjual.

Jenis-Jenis Procurement

Dilansir dari Procurement Tactics, setidaknya ada empat jenis procurement yang perlu kamu ketahui. Berikut penjelasannya.

1. Direct Procurement

Jenis procurement yang satu ini meliputi proses penyediaan barang mentah yang diperlukan perusahaan untuk menghasilkan barang jadi atau produk akhir. Contoh barang yang termasuk ke dalam direct procurement di antaranya adalah: bahan mentah, komponen atau bagian dari produk jadi, mesin dan barang jadi yang akan langsung dijual kembali pada konsumen

2. Indirect Procurement

Jenis selanjutnya meliputi barang-barang operasional namun tidak mempengaruhi produk secara langsung. Dengan kata lain, procurement jenis ini diperlukan untuk menunjang kegiatan operasional perusahaan saja. Berikut merupakan contoh kebutuhan operasional yang dimaksud dalam penjelasan di atas: peralatan pemeliharaan gedung, alat tulis komputer, layanan konsultasi dan layanan keperluan marketing

3. Goods procurement

Goods procurement merupakan penyediaan barang yang meliputi semua barang fisik. Maka dari itu, direct dan indirect procurement juga bisa termasuk ke dalam goods procurement. Meskipun identik dengan barang fisik, keperluan perusahaan yang berkaitan dengan software juga termasuk ke dalam jenis yang satu ini.

4. Services procurement

Sesuai dengan namanya, jenis procurement ini berhubungan dengan layanan pihak eksternal yang dibutuhkan oleh perusahaan. Mulai dari layanan kontraktor, vendor, atau agensi. Meskipun procurement jenis ini menekankan pada kebutuhan jasa, dalam prosesnya bisa saja membutuhkan direct maupun indirect procurement.

Proses Procurement

Sejatinya, procurement adalah sebuah proses yang akan dieksekusi dalam beberapa tahap. Tujuannya tak lain adalah supaya perusahaan bisa menemukan sumber daya terbaik dan menekan biaya sambil meraih keuntungan yang besar. Meskipun demikian, prosesnya tidaklah sederhana. Dibutuhkan ketelitian dan jumlah sumber daya manusia yang tak sedikit untuk menuntaskannya.

Nah, agar lebih jelas, berikut masing-masing tahap dalam proses procurement, sebagaimana disebutkan Net Suite.

1️⃣  Identifikasi kebutuhan perusahaan: Perusahaan mengidentifikasi sumber daya dan jasa yang mereka butuhkan.
2️⃣ Otorisasi pembelian: Mengajukan pembelian sumber daya dan jasa kepada pihak manajemen.
3️⃣ Persetujuan pembelian: Mendapatkan persetujuan dari pihak manajemen untuk pembelian sumber daya dan jasa.
4️⃣ Pembukaan tender pada supplier: Mengadakan lelang dan mencari supplier terbaik untuk penyediaan sumber daya dan jasa.
5️⃣Identifikasi dan analisis supplier: Analisis latar belakang, harga, serta kualitas sumber dan jasa yang disediakan oleh masing-masing supplier.
6️⃣ Penawaran barang dan jasa: Perusahaan menawarkan harga dan insentif terbaik untuk sumber daya dan jasa pihak supplier.
7️⃣ Proses negosiasi: Negosiasi term of payment, jadwal pengiriman sumber daya, dan PIC dari masing-masing pihak.
8️⃣ Penetapan pihak supplier: Perusahaan menetapkan supplier yang akan menyediakan barang serta jasa secara rutin.
9️⃣ Purchase order: Perusahaan membuat purchase order (PO) sebagai bukti pembelian pada pihak supplier
🔟 Pemeriksaan kualitas barang dan jasa: Perusahaan memeriksa kualitas barang dan jasa yang disediakan supplier. 

Prinsip-Prinsip Procurement

Seperti yang sudah dipaparkan, procurement adalah sebuah proses di mana perusahaan menyediakan sumber daya tertentu untuk bisnis mereka. Terkadang, guna mencapai hal tersebut, perusahaan harus bekerja sama dengan pihak supplier atau vendor yang berkualitas. Namun, proses kerjasama ini bukanlah suatu hal yang bisa disepelekan. Agar bisa saling menguntungkan, kedua pihak harus mengikuti prinsi-prinsip procurement.

Nah, seperti apa prinsip-prinsip procurement yang harus dipatuhi oleh perusahaan dan supplier? Berikut adalah penjelasannya, sesuai ujaran Procure.

1. Accountability

Prinsip procurement pertama yang perlu diikuti oleh perusahaan dan supplier adalah accountability. Di sini, manajemen perusahaan dan supplier harus menetapkan dan mematuhi aturan terkait hubungan bisnis mereka. Selain itu, masing-masing pihak juga harus menyediakan sanksi jika terjadi pelanggaran terhadap aturan-aturan tersebut.

2. Consistency

Prinsip procurement berikutnya yang harus dipatuhi oleh perusahaan dan supplier adalah consistency. Prinsip ini berkaitan dengan beberapa hal, termasuk aturan, kualitas produk dan jasa, hingga jadwal pengiriman supply. Konsistensi umumnya dibutuhkan agar perusahaan dan pihak supplier bisa menumbukan rasa kepercayaan dan membuat hubungan bisnis yang kuat.

3. Value for money

Value for money adalah prinsip procurement selanjutnya yang harus diikusi oleh pihak manajemen perusahaan dan supplier. Prinsip ini menyimpulkan bahwa procurement harus dilakukan untuk mencapai kombinasi biaya, kualitas, dan keberlanjutan yang paling menguntungkan. Maka dari itu, masing-masing pihak harus bisa menyediakan bantuan dan barang yang paling berkualitas bagi partner-nya.

4. Fair dealing

Fair dealing adalah prinsip procurement lainnya yang wajib dipatuhi manajemen perusahaan dan supplier. Prinsip satu ini menjelaskan bahwa supplier harus diperlakukan secara adil tanpa diskriminasi yang tidak adil. Hal ini termasuk perlindungan kerahasiaan komersial jika diperlukan. Entitas perusahaanjuga tidak boleh memaksakan beban atau kendala yang tidak perlu pada supplier atau vendor potensial.

5. Informed decision making

Prinsip procurement terakhir yang diperlukan oleh pihak manajemen perusahaan dan supplier adalah informed decision making. Di sini, perusahaan dituntut untuk mendasarkan keputusan pada informasi yang akurat. Mereka juga diharuskan untuk memantau kewajiban dan memastikan bahwa kebutuhan supplier dipenuhi secara saksama.

Skill untuk Bekerja di Bidang Procurement

1. Manajemen risiko

Meskipun procurement adalah proses yang melibatkan analisis dan forecasting yang mendalam, risiko tetap ada. Oleh karena itu, profesional di bidang procurement harus dapat mengatasi risiko yang mungkin terjadi dengan baik. Kamu harus mempelajari tentang manajemen risiko dan segala aspek yang terkait untuk menghadapi segala kemungkinan.

2. Menjaga hubungan baik dengan supplier

Procurement merupakan proses yang sangat erat dengan supplier. Jadi, kalau tertarik untuk bekerja di bidang ini, kamu harus menjadi orang yang supel. Berhubungan dengan pihak eksternal menjadi keseharianmu dan merupakan kunci utama kesuksesan yang harus dikuasai.

3. Cepat beradaptasi dengan teknologi

Tool-tool digital semakin banyak digunakan untuk menciptakan proses procurement yang lebih efektif dan efisien. Jadi, kamu pun harus cepat beradaptasi dengan teknologi-teknologi baru tersebut. Beberapa teknologi yang perlu dikuasai adalah risk management software, contract lifecycle management platform, spend analytics, report generator, dan masih banyak lagi.

4. Pemahaman finansial yang mumpuni

Proses procurement juga meliputi perencanaan pembelian yang seefisien mungkin. Jadi, kamu juga perlu mengasah pengetahuan finansial yang baik agar hal ini bisa tercapai. Oleh karena itu, tak jarang pekerja di bidang procurement memiliki gelar di bidang akuntansi dan sejenisnya.

Source : https://glints.com/id/lowongan/procurement-adalah
Credit : Nadiyah Rahmalia https://glints.com/id/lowongan/author/?authorid=97